Hayatınızda hiç on ya da yirmi dakika geç başlayan bir toplantıya gitmiş miydiniz? Buluşmanızın olduğunu tamamiyle unutan birini kafede ya da restaurantta beklediğiniz oldu mu? Sık seyahat eden biriyseniz hiç rötarlı uçuşa denk geldiniz mi?
Tüm bunları aynı hafta içinde tecrübe etmeniz olasıdır ve büyük olasılıkla bu “kayıp” zamanları avantaja dönüştürmede hazırlıklı değilsiniz. Bu kayıp zamanlar enerjisini tüketirken siz de aşırı strese girmiş ve yılmış biri olursunuz.
Geçtiğimiz son 11 yılın her döneminde 100′den fazla iş gezisi ve 225 geceden fazla otel konaklaması yaptım. Her yıl sayısız müşteri toplantısına katıldım ve 80′den fazla seminer verdim. Edindiğim en önemli şey “Nasıl daha fazla zaman kazanacağımı biliyorum” oldu.
Evet, doğru okudunuz. “Zamana meydan okuyan” biri değilim. Sadece sahip olduğum tüm ekstra zamanı kullanan biriyim. 15 dakika burada, 30 dakika orada, kimi zaman da son dakikada yeniden programlanan konsferanslarda bütün bir saat gibi ekstra zamanı bloklar halinde elde ediyorum.
Bu şekilde sıradan bir haftada beş saate yakın “ekstra zaman” yakalayabiliyorum. Siz ne kadar ek zaman elde ediyorsunuz? Planlı olursak, size önereceğim üç yol ile son dakika değişikliklerini avantaja dönüştürebilirsiniz. Şimdi size zaman israfı içinde gizlenmiş zamanı bulmada yardımcı olacak birkaç alışkanlık.
1. Bakış açınızı değiştirin!
Ne zaman toplantıya birileri geç gelir ya da toplantı verimini kaybederdi ben aşırı derecede yılgın biri olurdum. Fakat uzun zaman önce farkettim ki hayatımda çok fazla yersiz stres var. İnançlarınız düşüncelerinize, düşünceleriniz de hareketlerinize yön verir. Standart bir işletme yöntemi gibi toplantıya geç kalan ya da unutan insanları oldukları gibi kabul edip, oluşan bu zamanı avantajınız olarak kullanabilmelisiniz.
2. Toplantının geç başlamasi olasılığına karşı yanınızda çalışabileceğiniz şeyler bulundurun!
Hazırsanız ve doğru ekipmanınız varsa geç başlayan bir toplantıyı olağanüstü verimli bir seansa dönüştürebilirsiniz. İşlerinizin canlı kalması ve gelişimini sürdürmesi üzerine düşünün. Mobil teknolojideki en son ürüne sahip olabilirsiniz fakat bu işinizi halletmek için ihtiyacınız olan şey midir?
Profesyonel hayatımda performans ve verimlilik danışmanlığı yapıyorum. İzlenimim o ki müşterilerim benden en son, en büyük ve en öncelikli bilgiyi beklemekteler. Bu yüzden haftada en az bir kitap okur ve birçok iş dergisine abone olurum. Bunları ben yaptığım için de müşterilerimin yapması gerekmiyor.
Katıldığım her toplantıya giderken yanımda mutlaka birkaç dergi ve mektup zarfları götürürüm. Ayrıca yanımda pratik yapışkan notlar da bulundururum. Oluşan en ufak ekstra zamanda bu dergilere iki tip makale için göz atarım;
-
İlgimi çekenlere,
-
Müşterilerimin ilgisini çekeceklere,(tabi ki çoğu zaman ikisi aynı kapıya çıkar)
Okurken, işime yarayacağını bildiğim makalelerin sayfasını dergiden koparıp üçe katlar ve yapışkan nota kısa bilgi mesajımı düşerek zarflarım. Taşınabilir cihazımdaki rehber listemden adresleri yazar ve her zaman kullandığım notdefterimin arkasına sıkıştırdığım posta pulları ile zarfları postalarım.
3. Duraksama anlarınızı yeni şeyler öğrenmek için kullanın.
Pratik sizi rahatlatır. Bu doğrudur, sürekli yaptığınız şey tekrar edilirse kolaydır. Bu nedenle bu bekleme anlarınızı geliştirmek için çalıştığınız becerilerinizi partik ederek değerlendirin.
Bir yazılım parçası mı öğreniyorsunuz? Bilgisayarınızı getirin ve YouTube’dan öğretici videoları izleyin. Yeni bir dil mi öğreniyorsunuz? Bilgi kartları taşıyın(kağıt ya da dijital) ve bunları “bulunan zaman” da değerlendirin. Araç setinize yeni bir teknoloji mi eklediniz? Kullanım kılavuzunun ilk beş yada on sayfasını ve vurgusu yapılanların çıktısını alıp yanınızda getirin. Oluşacak ufak zamanlarınızda bu sayfaları tarayarak öğrenebileceğiniz bilgileri keşfedin.
Zaman yönetimindeki anahtar öge zaman israfını önceden görebilmektir. Koşullara bağlı kalmadan üretken duruyorken beklenmedik ertelemelerin kişiyi kızgın hissettirmesi normaldir. Her zaman iptallerden, gecikmelerden ve geç çalışan kişilerden uzak duramazsınız ama ufak bir hazırlık ile hayatınız planlandığı gibi gitmediğinde bile işlerinizi halledebilirsiniz. Programsız değişiklikleri sevmiyoruz ama hazırlıklı olarak bu negatiflikten sıyrılabilir, bonusu olarak da iç huzurumuzu koruyabiliriz.